Cần Phần mềm & IT

Giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp tại Đức: POS, Kassensystem, Booking, Wi-Fi, Camera và IT

Viet360 hỗ trợ doanh nghiệp người Việt tại Đức tìm kiếm và lựa chọn các giải pháp công nghệ phù hợp với hoạt động kinh doanh thực tế, từ POS, Kassensystem, phần mềm quản lý, hệ thống Booking đến mạng, Wi-Fi, camera và hỗ trợ IT. Dịch vụ hướng tới nhà hàng, Café, tiệm Nail, Beauty Salon, cửa hàng bán lẻ và các doanh nghiệp địa phương cần số hóa quy trình vận hành nhưng chưa biết nên bắt đầu từ đâu.

Công nghệ ngày càng trở thành một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh tại Đức.

Một nhà hàng có thể cần hệ thống tính tiền, máy in bếp và phần mềm quản lý đơn hàng. Tiệm Nail có thể cần hệ thống đặt lịch Online. Cửa hàng bán lẻ cần quản lý sản phẩm và tồn kho. Trong khi đó, hầu hết doanh nghiệp đều cần mạng Internet ổn định, Wi-Fi cho nhân viên hoặc khách hàng, camera và hỗ trợ khi hệ thống gặp sự cố.

Vấn đề là trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp, phần mềm và thiết bị khác nhau. Nếu lựa chọn không phù hợp, doanh nghiệp có thể phải sử dụng nhiều hệ thống rời rạc, phát sinh chi phí không cần thiết hoặc khó vận hành về lâu dài.

Viet360 hướng tới việc giúp doanh nghiệp đi theo quy trình rõ ràng hơn:

Xác định nhu cầu → Lựa chọn giải pháp → Kết nối nhà cung cấp → Thiết lập → Hướng dẫn sử dụng → Hỗ trợ vận hành

Dịch vụ giải pháp công nghệ tại Viet360 gồm những gì?

Tùy theo ngành nghề và quy mô kinh doanh, Viet360 hỗ trợ tìm kiếm hoặc kết nối các giải pháp liên quan đến:

• POS – Point of Sale.
• Kassensystem – hệ thống tính tiền.
• Máy tính tiền và thiết bị thanh toán.
• Phần mềm quản lý bán hàng.
• Phần mềm quản lý nhà hàng.
• Quản lý menu và sản phẩm.
• Quản lý đơn hàng.
• Quản lý kho.
• Hệ thống Booking và Terminbuchung.
• Đặt bàn Online.
• Đặt lịch Online.
• Hệ thống quản lý khách hàng.
• Mạng nội bộ.
• Internet và Wi-Fi.
• Camera giám sát.
• Máy tính và thiết bị văn phòng.
• Máy in.
• Thiết bị mạng.
• Hỗ trợ IT.
• Bảo trì và xử lý sự cố công nghệ.

Mục tiêu không phải là đưa doanh nghiệp sử dụng càng nhiều công nghệ càng tốt, mà là lựa chọn đúng công cụ để giải quyết đúng vấn đề vận hành.

POS và Kassensystem cho doanh nghiệp tại Đức

Đối với nhà hàng, Café, cửa hàng và nhiều cơ sở dịch vụ, Kassensystem là một trong những hệ thống quan trọng nhất trong hoạt động hàng ngày.

Một hệ thống phù hợp có thể hỗ trợ:

• Tạo hóa đơn.
• Quản lý sản phẩm.
• Quản lý giá.
• Ghi nhận đơn hàng.
• Phân loại phương thức thanh toán.
• Theo dõi giao dịch.
• Kết nối máy in.
• Kết nối thiết bị thanh toán.
• Quản lý nhiều nhân viên.
• Theo dõi dữ liệu bán hàng.

Tuy nhiên, nhu cầu của mỗi doanh nghiệp rất khác nhau.

Một quầy Take-away nhỏ không nhất thiết cần hệ thống giống một nhà hàng 100 chỗ ngồi.

Một Nail Studio cũng không cần toàn bộ chức năng của hệ thống dành cho Gastronomie.

Vì vậy, trước khi lựa chọn POS hoặc Kassensystem, cần xác định rõ mô hình kinh doanh và quy trình thực tế.

Kassensystem cho nhà hàng và Gastronomie

Nhà hàng thường cần nhiều chức năng hơn một hệ thống tính tiền cơ bản.

Tùy mô hình, hệ thống có thể cần hỗ trợ:

• Sơ đồ bàn.
• Nhận order tại bàn.
• Chuyển order xuống bếp.
• Máy in bếp.
• Phân loại món ăn.
• Modifier và lựa chọn thêm.
• Tách hóa đơn.
• Gộp hóa đơn.
• Thanh toán tại bàn.
• Take-away.
• Delivery.
• Quản lý ca làm việc.
• Báo cáo doanh thu.

Đối với nhà hàng có quy mô lớn hơn, có thể cần kết nối nhiều thiết bị và khu vực khác nhau.

Ví dụ:

Nhân viên order → POS → Bếp nhận đơn → Bar nhận đồ uống → Khách thanh toán → Hệ thống ghi nhận doanh thu

Khi được thiết lập hợp lý, hệ thống có thể giúp giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót trong quá trình vận hành.

POS cho cửa hàng bán lẻ

Đối với cửa hàng, Asia Markt hoặc Retail, nhu cầu thường tập trung vào:

• Danh mục sản phẩm.
• Giá bán.
• Barcode.
• Quản lý tồn kho.
• Kiểm tra hàng hóa.
• Báo cáo bán hàng.
• Quản lý nhiều nhóm sản phẩm.
• Theo dõi doanh thu.

Một hệ thống phù hợp có thể giúp chủ cửa hàng biết:

• Sản phẩm nào bán chạy.
• Mặt hàng nào tồn kho lâu.
• Thời điểm cần nhập thêm hàng.
• Doanh thu theo ngày hoặc theo thời gian.

Điều này giúp việc quản lý dựa trên dữ liệu thay vì chỉ dựa vào kinh nghiệm hoặc ghi chép thủ công.

Booking và Terminbuchung – đặt lịch Online

Đối với Nail Studio, Beauty Salon, Friseur, tư vấn hoặc các dịch vụ theo lịch hẹn, hệ thống Booking có thể giúp giảm đáng kể lượng công việc phải xử lý qua điện thoại hoặc tin nhắn.

Khách hàng có thể:

• Chọn dịch vụ.
• Chọn nhân viên.
• Chọn ngày.
• Chọn giờ.
• Nhận xác nhận.
• Thay đổi hoặc hủy lịch tùy hệ thống.

Trong khi đó, chủ doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi lịch làm việc và số lượng khách.

Booking cho Nail và Beauty

Một hệ thống đặt lịch phù hợp có thể hỗ trợ các dịch vụ như:

• Maniküre.
• Pediküre.
• Gel Nails.
• Nail Design.
• Kosmetik.
• Wimpern.
• Hair Service.

Doanh nghiệp có thể thiết lập:

• Thời lượng từng dịch vụ.
• Giá.
• Thời gian làm việc.
• Nhân viên phụ trách.
• Khung giờ có thể đặt.

Khách hàng vì vậy không cần gọi điện trong giờ làm việc mà vẫn có thể đặt lịch Online.

Hệ thống đặt bàn cho nhà hàng

Đối với nhà hàng, Booking có thể được triển khai dưới dạng Tischreservierung – đặt bàn Online.

Khách hàng có thể chọn:

• Ngày.
• Giờ.
• Số lượng người.
• Thông tin liên hệ.
• Ghi chú.

Hệ thống phù hợp có thể giúp nhà hàng giảm việc ghi lịch thủ công và hạn chế tình trạng bỏ sót booking.

Trong một số trường hợp, hệ thống Booking có thể được tích hợp với:

• Website.
• Google.
• Social Media.
• Email.
• Hệ thống quản lý nhà hàng.

Điều này giúp quá trình đặt bàn thuận tiện hơn cho khách hàng.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp

Không phải vấn đề nào cũng được giải quyết bằng POS.

Khi doanh nghiệp phát triển, có thể xuất hiện nhu cầu sử dụng thêm phần mềm để quản lý:

• Khách hàng.
• Nhân viên.
• Đơn hàng.
• Kho.
• Công việc.
• Lịch.
• Dịch vụ.
• Báo cáo.
• Nhiều chi nhánh.

Viet360 hỗ trợ khách hàng xác định phần mềm phù hợp thay vì lựa chọn chỉ dựa trên số lượng tính năng.

Một phần mềm tốt không phải phần mềm có nhiều chức năng nhất, mà là phần mềm phù hợp nhất với quy trình của doanh nghiệp.

Kết nối các hệ thống với nhau

Một vấn đề thường gặp là doanh nghiệp sử dụng quá nhiều hệ thống riêng biệt.

Ví dụ:

• POS một hệ thống.
• Booking một hệ thống.
• Website một hệ thống.
• Delivery một hệ thống.
• Kho một phần mềm khác.
• Customer Data một nơi khác.

Nếu các hệ thống không kết nối với nhau, nhân viên có thể phải nhập dữ liệu nhiều lần.

Vì vậy, khi lựa chọn giải pháp, Viet360 hướng tới việc xem xét khả năng tích hợp giữa các hệ thống hiện có.

Ví dụ:

Website → Booking → Lịch

hoặc:

Order → POS → Kitchen → Payment

hoặc:

Website → Online Order → Kassensystem

Việc kết nối phù hợp có thể giúp giảm các bước thủ công trong vận hành.

Hệ thống mạng và Wi-Fi cho cửa hàng

Internet ổn định là nền tảng của nhiều hệ thống hiện đại.

Nếu mạng gặp sự cố, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn với:

• POS.
• Thanh toán điện tử.
• Booking.
• Máy tính.
• Máy in mạng.
• Camera.
• Delivery.
• Website và Cloud Software.

Vì vậy, việc thiết lập mạng cần được xem như một phần của hệ thống vận hành chứ không chỉ là “lắp một Router”.

Viet360 có thể hỗ trợ kết nối nhu cầu liên quan đến:

• Router.
• Access Point.
• Wi-Fi.
• LAN.
• Switch.
• Kết nối thiết bị.
• Wi-Fi cho khách.
• Wi-Fi nội bộ.
• Kiểm tra vùng phủ sóng.

Wi-Fi cho khách hàng và Wi-Fi nội bộ nên tách biệt

Đối với nhà hàng, Café hoặc một số cửa hàng, doanh nghiệp có thể muốn cung cấp Wi-Fi cho khách hàng.

Tuy nhiên, hệ thống sử dụng cho khách hàng không nên được quản lý giống hệt mạng nội bộ phục vụ:

• POS.
• Camera.
• Máy tính.
• Máy in.
• Thiết bị quản lý.

Trong quá trình xây dựng hệ thống, chuyên gia có thể hỗ trợ bố trí mạng theo hướng phù hợp với nhu cầu sử dụng và độ ổn định cần thiết.

Camera cho cửa hàng và doanh nghiệp

Camera có thể được sử dụng để hỗ trợ việc quan sát và quản lý cơ sở.

Một hệ thống có thể bao gồm:

• Camera trong nhà.
• Camera khu vực phù hợp bên ngoài.
• Thiết bị lưu trữ.
• Theo dõi từ xa.
• Cảnh báo.
• Quản lý nhiều camera.

Viet360 hỗ trợ doanh nghiệp xác định nhu cầu kỹ thuật và kết nối với đơn vị phù hợp để thiết kế hệ thống.

Do việc sử dụng camera có liên quan đến quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu, doanh nghiệp cần kiểm tra các yêu cầu pháp lý áp dụng trước khi triển khai và lựa chọn khu vực lắp đặt phù hợp.

Hỗ trợ IT cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp nhỏ, thường không cần một phòng IT riêng.

Nhưng khi có sự cố, chủ cửa hàng vẫn cần một người có thể xử lý.

Ví dụ:

• Máy POS không kết nối.
• Máy in không hoạt động.
• Wi-Fi bị lỗi.
• Máy tính không vào mạng.
• Thiết bị mới cần cài đặt.
• Phần mềm gặp vấn đề.
• Nhân viên không biết cấu hình hệ thống.

Viet360 hỗ trợ kết nối nhu cầu IT Support phù hợp với từng doanh nghiệp.

Hỗ trợ có thể được thực hiện tùy trường hợp qua:

• Hỗ trợ từ xa.
• Hướng dẫn kỹ thuật.
• Kiểm tra tại địa điểm.
• Cấu hình thiết bị.
• Bảo trì định kỳ.

Khi mở cửa hàng mới nên chuẩn bị công nghệ từ thời điểm nào?

Nên xác định hệ thống công nghệ trước ngày khai trương, thay vì đợi tới khi cửa hàng đã bắt đầu hoạt động.

Một lộ trình tham khảo:

Trước khi setup

Xác định doanh nghiệp cần:

• POS nào?
• Bao nhiêu máy?
• Có cần Booking?
• Có cần máy in?
• Wi-Fi bố trí thế nào?
• Có camera không?

Trong quá trình setup

Tiến hành:

• Đi dây mạng nếu cần.
• Bố trí thiết bị.
• Thiết lập Wi-Fi.
• Cài đặt POS.
• Cài Booking.
• Kết nối máy in.

Trước khai trương

Kiểm tra toàn bộ quy trình:

Order → Thanh toán → In hóa đơn → Booking → Internet → Camera

Nếu hệ thống được chuẩn bị sớm, doanh nghiệp sẽ giảm nguy cơ phải sửa đổi sau khi đã hoàn thiện mặt bằng.

Doanh nghiệp đang hoạt động vẫn có thể nâng cấp hệ thống

Không nhất thiết phải là cửa hàng mới.

Nhiều doanh nghiệp đã hoạt động nhiều năm nhưng gặp các vấn đề như:

• Kassensystem cũ.
• Máy tính tiền chậm.
• Mạng thường xuyên mất kết nối.
• Booking vẫn ghi bằng sổ.
• Không quản lý tồn kho.
• Có nhiều phần mềm không liên kết.
• Chủ cửa hàng không xem được dữ liệu từ xa.
• Website và POS hoạt động tách biệt.

Trong trường hợp này, Viet360 có thể hỗ trợ đánh giá hệ thống hiện tại và xác định phần nào cần thay thế hoặc nâng cấp.

Không nhất thiết thay toàn bộ hệ thống

Việc nâng cấp công nghệ không đồng nghĩa với việc phải bỏ toàn bộ thiết bị đang sử dụng.

Trước tiên cần kiểm tra:

• Thiết bị nào còn hoạt động tốt?
• Phần mềm nào vẫn phù hợp?
• Phần nào đang gây vấn đề?
• Hệ thống mới có tương thích với hệ thống cũ không?

Từ đó có thể lựa chọn phương án nâng cấp theo từng giai đoạn để kiểm soát chi phí.

Những mô hình nào phù hợp với dịch vụ?

Dịch vụ công nghệ tại Viet360 phù hợp với nhiều doanh nghiệp tại Đức, đặc biệt:

• Nhà hàng.
• Café.
• Take-away.
• Bakery.
• Asia Markt.
• Cửa hàng bán lẻ.
• Nail Studio.
• Beauty Salon.
• Friseur.
• Văn phòng dịch vụ.
• Doanh nghiệp nhiều chi nhánh.
• Các cơ sở kinh doanh địa phương khác.

Mỗi ngành nghề cần một hệ thống công nghệ khác nhau.

Quy trình tìm giải pháp công nghệ tại Viet360

Bước 1 – Tiếp nhận nhu cầu

Khách hàng cung cấp thông tin về:

• Ngành nghề.
• Quy mô.
• Địa điểm.
• Hệ thống hiện có.
• Số lượng thiết bị.
• Vấn đề đang gặp phải.
• Mục tiêu cần giải quyết.

Bước 2 – Phân tích quy trình vận hành

Ví dụ với một nhà hàng:

Khách gọi món → Nhân viên nhập order → Bếp nhận món → Khách thanh toán → Doanh thu được ghi nhận

Từ quy trình này mới xác định hệ thống cần những chức năng nào.

Bước 3 – Đề xuất hoặc tìm giải pháp phù hợp

Có thể bao gồm:

• POS.
• Kassensystem.
• Booking.
• Phần mềm.
• Mạng.
• Wi-Fi.
• Camera.
• IT Support.

Bước 4 – Kết nối nhà cung cấp hoặc chuyên gia

Viet360 hỗ trợ kết nối với bên có giải pháp phù hợp tùy từng nhu cầu.

Bước 5 – Cài đặt và thiết lập

Thiết bị hoặc phần mềm được triển khai theo phạm vi công việc đã thống nhất.

Bước 6 – Hướng dẫn và hỗ trợ

Nhân viên cần hiểu cách sử dụng hệ thống trong hoạt động hàng ngày.

Nếu phát sinh nhu cầu, doanh nghiệp có thể tiếp tục sử dụng hỗ trợ kỹ thuật hoặc bảo trì.

Nên lựa chọn giải pháp công nghệ dựa trên yếu tố nào?

Trước khi quyết định, doanh nghiệp nên xem xét nhiều yếu tố thay vì chỉ nhìn vào giá.

Phù hợp với ngành nghề

Hệ thống nhà hàng khác với hệ thống Nail.

Dễ sử dụng

Nhân viên mới có thể học nhanh hay không?

Khả năng mở rộng

Nếu mở thêm chi nhánh, hệ thống có tiếp tục sử dụng được không?

Khả năng tích hợp

Có kết nối với Website, Booking hoặc thiết bị hiện có không?

Hỗ trợ kỹ thuật

Khi gặp sự cố, có kênh hỗ trợ phù hợp hay không?

Chi phí tổng thể

Không chỉ tính phí ban đầu mà cần xem xét:

• Phí phần mềm.
• Phí thiết bị.
• Phí hàng tháng.
• Chi phí nâng cấp.
• Hỗ trợ.
• Các dịch vụ bổ sung.

Một giải pháp rẻ ở thời điểm đầu chưa chắc là giải pháp tiết kiệm nhất về lâu dài.

Viet360 – giúp doanh nghiệp lựa chọn công nghệ dựa trên nhu cầu thực tế

Doanh nghiệp không cần POS vì “ai cũng dùng POS”.

Không cần Booking chỉ vì một cửa hàng khác có Booking.

Và cũng không cần cài hàng loạt phần mềm nếu nhân viên cuối cùng vẫn phải làm mọi việc thủ công.

Cách tiếp cận của Viet360 là bắt đầu từ câu hỏi:

“Doanh nghiệp đang gặp vấn đề gì và công nghệ nào có thể giúp giải quyết vấn đề đó?”

Từ đó xây dựng hệ thống theo hướng:

Phù hợp → Dễ sử dụng → Có thể vận hành → Có thể mở rộng

Nếu bạn đang chuẩn bị mở nhà hàng, Nail, Beauty, Café, cửa hàng hoặc doanh nghiệp tại Đức, hoặc muốn nâng cấp hệ thống công nghệ hiện tại, hãy gửi nhu cầu tại Viet360.de để được hỗ trợ tìm giải pháp phù hợp.

Lưu ý: Các yêu cầu liên quan đến hệ thống tính tiền, lưu trữ dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, camera và các tiêu chuẩn kỹ thuật có thể khác nhau tùy hệ thống và hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp cần kiểm tra các yêu cầu hiện hành và làm việc với nhà cung cấp hoặc chuyên gia phù hợp trước khi triển khai.